Un futuro sostenibile per la gestione delle informazioni

Mentre le organizzazioni si sforzano di ridurre gli sprechi di stampa, gli strumenti di gestione delle informazioni Kyocera trasformano i dati in un vantaggio competitivo, aumentando l’efficienza, la sicurezza e la personalizzazione.

“Ogni azienda deve reinventarsi costantemente”, afferma Oscar Sanchez, presidente e amministratore delegato Kyocera Document Solutions America. E mentre sempre più aziende si spostano verso un ambiente senza carta, Kyocera risponde con un cambiamento “dal documento stampato al digitale”.

Tradizionalmente conosciuta per le stampanti e le stampanti multifunzione, Kyocera ora guida la trasformazione per migliorare la gestione delle informazioni e rendere i documenti più sostenibili. Sebbene alcune stampe rimarranno inevitabili, il signor Sanchez riconosce che il documento più sostenibile è quello che non viene mai stampato.

Sta guidando una transizione su come le organizzazioni producono, condividono e consumano informazioni, seguendo la promessa Kyocera di aiutare i clienti a “Mettere il sapere al lavoro”. La digitalizzazione è centrale in questo impegno, con Kyocera che facilita non solo la stampa, ma anche la scansione dei documenti utilizzando dispositivi multifunzione. Le aziende possono raccogliere questi documenti nei sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) Kyocera, in modo che l’analisi dei dati in essi contenuti – e dei dati su come vengono utilizzati – possa generare intuizioni e promuovere decisioni migliori.

“La digitalizzazione aiuta a essere più efficienti e a rispondere rapidamente ai cambiamenti dinamici del mercato”, afferma il signor Sanchez. Per fare ciò, le informazioni non devono solo essere accessibili istantaneamente, ma anche strutturate.

Governare le informazioni con la stampa cloud

Combinata con la sua tecnologia di stampa cloud, le stampanti e i sistemi ECM Kyocera aiutano anche le organizzazioni a migliorare la governance. Nel discorso sulla sostenibilità, la “G” in ESG spesso occupa il terzo posto dietro l’ambiente e la società, e la stampa cloud offre alle aziende un’opportunità chiara per affrontare questo. L’uso di questi sistemi offre il controllo su chi stampa cosa, minimizza gli sprechi prevenendo gli errori di stampa e protegge la riservatezza rilasciando i lavori di stampa solo quando la persona che li ha ordinati arriva alla stampante.

“È molto difficile controllare le nostre informazioni con processi cartacei,” afferma il signor Sanchez. “Ecco perché la digitalizzazione aiuta. E allo stesso tempo riduci l’uso di carta e energia.” La stampa cloud e gli ECM migliorano anche la sicurezza mentre le organizzazioni adottano pratiche di lavoro a distanza e ibride. “Avere documenti fisici è sempre un rischio, perché si spostano all’interno dell’organizzazione e a volte vanno a finire in case private; la digitalizzazione ti aiuta a controllare l’uso e l’accesso.” Aggiungendo alla sicurezza, i nuovi documenti che entrano nel sistema sono automaticamente crittografati.

La gestione dei contenuti aziendali e l’evoluzione verso le piattaforme di servizi dei contenuti

Il signor Sanchez esprime il concetto di ECM come semplicemente la gestione dell’intero ciclo di vita di un documento: “Lo catturi, lo archivi, lo organizzi e gestisci i flussi di lavoro con quelle informazioni.

”I documenti stampati scansionati in un sistema ECM possono essere resi ricercabili con il riconoscimento ottico dei caratteri, che li prepara anche per l’analisi dei big data. Gli strumenti alimentati dall’intelligenza artificiale (AI) possono fare lo stesso con i documenti scritti a mano, mentre il riconoscimento vocale può convertire i file audio in testo.

I metadati su chi possiede, accede, condivide e stampa i documenti sono anche rivelatori, con il potenziale di scoprire quale sia la conoscenza più preziosa di un’organizzazione. Questa intuizione può contribuire alla definizione degli indicatori di prestazione, alla misurazione dei risultati e alle decisioni basate sui dati. “Vendiamo la tecnologia per trasformare le informazioni in conoscenza da utilizzare come vantaggio competitivo”, afferma il signor Sanchez.

Le piattaforme di servizi dei contenuti (CSP) sono un’evoluzione naturale degli ECM. Man mano che le organizzazioni adottano numerosi sistemi di gestione delle informazioni—compresi gli strumenti per contabilità, gestione delle relazioni con i clienti e pianificazione delle risorse aziendali—un CSP può consolidare quella conoscenza e renderla più facile da mettere a lavoro.

Trasformare la conoscenza in comunicazioni ad alta efficienza

Alla fine del ciclo di vita del documento, le organizzazioni possono estrarre la proprietà intellettuale dai sistemi ECM e CSP—compresi i dati su prodotti, clienti e personale—per creare documenti personalizzati come volantini di direct mail, fatture e materiali educativi.

Alcuni di questi richiedono volumi di stampa massicci, raggiungendo 1-2 milioni di pagine al mese attraverso diverse tirature di stampa più piccole. Kyocera ha colto questa opportunità per mostrare la sua capacità di ottenere efficienze di costo riducendo l’impatto ambientale.

Ad esempio, la stampante a getto d’inchiostro per produzione TASKalfa Pro 15000c è stata progettata per sostituire le stampanti a toner per la stampa personalizzata ad alto volume. Utilizzando la tecnologia proprietaria Kyocera e inchiostro ecologico a base d’acqua, ha risolto le sfide di sostenibilità e ha creato una nicchia in un nuovo segmento di mercato.

In passato, i clienti Kyocera nel direct mail avrebbero stampato testo personalizzato nero su fogli a colori pre-stampati con loghi di marca o grafiche di marketing. Questo potrebbe portare a milioni di fogli di carta sprecati se una campagna terminava prima del previsto. TASKalfa Pro 15000c consente agli utenti di stampare grafiche a colori complete, potenzialmente personalizzate per ogni documento utilizzando l’automazione o l’AI generativa, insieme al testo personalizzato. Questo elimina gli sprechi di carta e incoraggia una rapida e creativa personalizzazione. I risparmi sui costi possono essere sorprendenti—il signor Sanchez stima che fino al 70% dei costi di stampa possano essere eliminati passando all’alternativa a getto d’inchiostro Kyocera. “È per questo che molti clienti stanno passando a questa soluzione”, afferma il signor Sanchez. “La stessa qualità del toner a una frazione del costo” è un punto di vendita chiave.

Un cliente che ne beneficia è JHL Digital Direct, una stampante di direct mail con sede in Wisconsin, che ha risparmiato circa il 50% sui costi e “ha mantenuto la promessa di offrire ai propri clienti una soluzione di stampa più veloce, migliore e più economica”.

Kyocera utilizza anche le proprie soluzioni per ottenere un maggiore controllo sulla stampa e la gestione delle informazioni in 60 sedi e 2.000 dipendenti negli Stati Uniti. La stampa cloud ha migliorato la governance, ridotto i costi e risparmiato energia eliminando la necessità di server di stampa. I dipendenti che utilizzano la tecnologia possono contribuire a perfezionarla, garantendo continui miglioramenti nella facilità d’uso e nelle funzionalità.

Automatizzare il futuro della gestione delle informazioni

Quando si pensa a ciò che il futuro potrebbe riservare per la stampa e la gestione delle informazioni, il signor Sanchez condivide un entusiasmo diffuso sul potenziale dell’AI di rimodellare il modo in cui l’industria affronta una varietà di compiti. E sottolinea che l’AI è già in uso sui documenti, migliorando la qualità delle scansioni a bassa risoluzione e abilitando il riconoscimento della scrittura a mano.

Nel prossimo futuro, il software potrebbe utilizzare l’automazione e l’AI per redigere un contratto utilizzando informazioni da un sistema ECM o CSP. Il signor Sanchez sottolinea l’importanza di una precisione del 100%: “Lo stai offrendo a settori molto sensibili”, ed è importante evitare soluzioni affrettate con problemi noti come le “allucinazioni” dell’AI generativa. Ma osserva che non considerare l’AI nello sviluppo dei prodotti sarebbe un’opportunità persa, poiché OpenAI stima che l’80% dei lavoratori probabilmente troverà alcuni dei propri compiti influenzati dalla tecnologia.

Ciò metterà sotto pressione tutti, comprese le persone Kyocera, per fornire valore nel 20% dei loro lavori che i computer non possono fare. Spinto dall’imperativo di “rispettare il divino e amare le persone”, Kyocera continuerà a coltivare l’umanità in un’era dominata dalla tecnologia. Il 95,7% degli dirigenti nei principali centri aziendali di tutto il mondo si aspetta che le competenze verdi diventino la competenza più importante nei prossimi cinque anni. È pronta la tua azienda a far parte del movimento verso questo futuro sostenibile? Scarica il nuovo rapporto Economist Impact per scoprire come le aziende di grandi città stanno coltivando competenze verdi per ottenere un vantaggio competitivo e costruire un domani migliore.

Questo articolo è stato prodotto da EI Studios in collaborazione con Kyocera Document Solutions.