Gestione delle collezioni: buone pratiche e strumenti

Ogni azienda ama veder affluire denaro nelle proprie casse 🤑. Ma prima che il denaro arrivi, bisogna vendere (lo lasciamo ai nostri amici venditori) e anche intascare i soldi in tempo. Quest’ultimo imperativo richiede un processo ben affinato in cui l ‘automazione, ma anche la riscossione, svolgono un ruolo importante.

Questo è ciò che chiamiamo gestione degli incassi.

Qual è la definizione di procedura di incasso? In che modo la tecnologia facilita le operazioni e aumenta l’ efficienza del team?

Seguite la guida e riducete le lacune del vostro flusso di cassa 👉.

Che cos’è una procedura di incasso?

Gestione degli incassi: definizione

La gestione degli incassi, nota anche come procedura di incasso, consiste nell’elaborazione proattiva dei pagamenti da parte dei vostri clienti, attraverso varie fasi:

• creazione e trasmissione delle fatture
• monitoraggio dei pagamenti in sospeso
• ricezione dei pagamenti con qualsiasi mezzo (contanti, assegni, carte bancarie, pagamenti online, ecc,)
• risolvere i problemi,
• tenere i registri delle transazioni finanziarie,
• applicare le politiche di credito.

L’obiettivo? Incassare i pagamenti dovuti dai clienti il più rapidamente possibile, per non mettere a rischio il flusso di cassa dell’azienda.

In questo senso, la gestione degli incassi e la gestione del recupero crediti, pur essendo distinte, sono intimamente legate:

• mentre la prima ha lo scopo di elaborare e accelerare i pagamenti in generale (attività legate all’invio delle fatture, per esempio) ;
• la seconda entra in gioco quando i pagamenti sono in ritardo e si rende necessario il recupero dei crediti.

☝️ Si noti che qui si parla di procedure di recupero crediti. La questione si pone, tuttavia, perché in contabilità il concetto di incasso si applica anche ad altri flussi di cassa in entrata, come prestiti, sovvenzioni, rimborsi di crediti fiscali, ecc.

Perché si dovrebbe avere una buona gestione della liquidità?

Innanzitutto, la gestione della liquidità è la chiave di molti problemi di flusso di cassa.

Quanto più velocemente l’azienda viene pagata, tanto più riduce il suo DSO. E questa riduzione dei tempi medi di pagamento contribuisce a migliorare i requisiti del capitale circolante. In altre parole, l’organizzazione è in grado di finanziare le proprie spese in tempo utile prima di cadere in deficit.

Un altro obiettivo di una buona gestione della liquidità è quello di mantenere buone relazioni commerciali con i clienti.

Lavorando con metodo, è possibile fornire fatture chiare, offrire opzioni di pagamento flessibili… e mettere in atto un processo di riscossione efficiente e progressivo. Per soddisfare i vostri clienti, una soluzione amichevole è sempre preferibile!

Come gestire al meglio gli incassi? I nostri 5 consigli

#1 Fate il punto sulla situazione della vostra azienda

Avete intenzione di ottimizzare la gestione degli incassi?

Per individuare le aree di miglioramento, è necessario conoscere esattamente la propria situazione.

Iniziate quindi ad analizzare

• L’efficienza delle procedure attuali. Ad esempio, quanto siete automatizzati?
• Il comportamento dei vostri clienti. Quali sono gli scenari di pagamento più frequenti? Quali sono i metodi di pagamento preferiti? Avete identificato clienti problematici o cattivi pagatori?
• I vostri KPI. Ad esempio, se volete sapere se i vostri tempi di pagamento sono preoccupanti, analizzate il vostro DSO. Poi confrontate il risultato con le medie in vigore nel vostro settore e con le scadenze di pagamento previste dalla legge.

☝️ L’obiettivo di queste osservazioni? Mettere in atto un piano d’azione concreto per migliorare le vostre prestazioni e garantire il vostro flusso di cassa.

#2 Monitorare attentamente lo stato delle fatture

Non può esistere una buona gestione della liquidità senza un monitoraggio meticoloso della fatturazione.

Questo monitoraggio serve a identificare :

• le fatture di prossima scadenza, per anticipare i ritardi;
• i pagamenti in ritardo e le fatture da saldare, per avviare la procedura di riscossione;
• le fatture da riscuotere.

Allo stesso tempo, questo lavoro vi aiuta a prevedere i flussi di cassa futuri, in modo da poterli gestire più efficacemente.

💡 Semplificate il compito affidandovi a un software che centralizza i dati in tempo reale e automatizza le operazioni!

#3 Segmentate la vostra base clienti

Un’altra best practice per ottimizzare l’elaborazione degli incassi è quella di segmentare la vostra base clienti in base alle loro abitudini di pagamento, per poi stabilire diversi scenari.

In questo modo, è possibile identificare più facilmente i soggetti che potrebbero essere cattivi pagatori e agire di conseguenza. Ad esempio, perché non inviare loro un promemoria preventivo (e-mail, lettera, notifica, ecc.) prima della scadenza del pagamento della fattura?

In breve, si tratta di gestire il rischio del cliente.

#4 Stabilire e seguire una procedura di recupero crediti ben oliata

Come abbiamo visto, la riscossione e il recupero sono concetti strettamente correlati. In entrambi i casi, è importante essere pagati il più rapidamente possibile.

Eppure molte aziende non hanno ancora implementato una procedura di riscossione sistematica. Eppure, quanto più strutturati e reattivi sono i dipendenti nello svolgere questo compito, tanto più brevi saranno i tempi di pagamento.

Questa procedura varia da un’organizzazione all’altra. Spetta a ciascuna organizzazione stabilire quella più adatta. Tuttavia, in genere si seguono i seguenti passi

• solleciti amichevoli (per posta, e-mail, ecc.),
• avviso formale
• recupero legale del credito.

👉 Scoprite tutti i dettagli nel nostro articolo dedicato ai solleciti di fattura.

In tutti i casi, vi consigliamo di avviare un dialogo prima di ricorrere ad azioni legali. Non dimenticate che la gestione degli incassi ha un impatto anche sulle relazioni con i clienti!

#5 Automatizzare!

Ovviamente, tutti i consigli sopra riportati sono più facili da applicare se si utilizzano sistemi che :

• automatizzano le varie attività di gestione degli incassi (riconciliazione dei pagamenti e delle fatture, ad esempio);
• vi diano visibilità in tempo reale dei vari dati.

Come si fa a sapere se la soluzione di gestione degli incassi soddisfa davvero le vostre esigenze? Una volta scelta e testata, misurate i risultati. A tal fine, è necessario esaminare i KPI precedentemente definiti, come il tasso di automazione degli incassi o il DSO.

Quali strumenti possono semplificare e automatizzare la gestione degli incassi?

Come avrete capito, una buona gestione degli incassi richiede l’uso di soluzioni dedicate.

Diversi tipi di strumenti possono aiutare a semplificare i processi, a partire dai software di fatturazione. Questi consentono di :

• inviare le fatture ai clienti in pochi clic;
• monitorare lo stato della fatturazione in tempo reale
• automatizzare i solleciti.

Esistono anche piattaforme di gestione dei pagamenti, utili per :

• elaborare i pagamenti online
• gestire diversi metodi di pagamento (utile per dare ai clienti la possibilità di scegliere, in modo da ricevere i soldi più velocemente!
• proteggere le transazioni.

Infine, esistono soluzioni complete per la gestione del processo order-to-cash, dall’elaborazione degli ordini dei clienti fino all’incasso.

🛠️ Questo è il caso diEsker, una soluzione software order-to-cash completa per le PMI e i grandi clienti. Con Esker è possibile automatizzare completamente la gestione degli incassi (ricezione di più fonti e formati di pagamento, monitoraggio degli incassi, ecc. Inoltre, grazie all’intelligenza artificiale, i dati di pagamento vengono estratti e riconciliati automaticamente con le fatture corrispondenti, per risparmiare tempo ed evitare errori.

C’è anche Flowie, una piattaforma unificata per i team acquisti e finanza che lavorano in aziende con processi complessi, indipendentemente dalle loro dimensioni. Grazie alla sua potente tecnologia, che include l’integrazione di un copilota AI, Flowie centralizza tutta la gestione order-to-cash, in particolare gli incassi. Si risparmia tempo prezioso automatizzando un’ampia gamma di operazioni, dalla generazione delle fatture (in linea con gli ordini di acquisto ricevuti) all’incasso.

La gestione della cassa in sintesi

La gestione degli incassi è una delle attività chiave della vostra azienda, poiché riguarda quel preciso (e tanto atteso!) momento in cui rimpinguate le vostre casse.

Fatturare, monitorare i pagamenti, ricevere i contanti, riscuotere… se non si ottimizzano tutte queste operazioni, si possono creare rapidamente dei colli di bottiglia. E la vostra salute finanziaria potrebbe essere a rischio.

Fortunatamente, la tecnologia viene ancora in soccorso delle imprese. Utilizzando il software giusto, possono automatizzare i processi di riscossione e risparmiare tempo. Ecco come ridurre il DSO… e aumentare il flusso di cassa!