Legge di bilancio 2025, viaggi, trasferte e rappresentanza: tracciabilità pagamenti obbligata

La legge di bilancio 2025 introduce nuovi criteri fondati sulla tracciabilità dei pagamenti per la deducibilità dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo e dalla base imponibile IRAP delle spese di vitto e alloggio, nonché dei rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto sostenuti per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi.

Le nuove regole (ex art. 1 commi. 81 – 83 L. 30.12.2024 n. 207) si applicano a decorrere dal 1° gennaio 2025 e si concretizzano in oneri documentali che si aggiungono a quelli già esistenti in materia.

I nuovi artt. 51 (redditi lavoro dipendente), 54 (redditi lavoro autonomo), 95 (spese per lavoro dipendente) e 108, comma 2 (spese di rappresentanza) del TUIR prevedono:

• per i lavoratori dipendenti, la deducibilità dei rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente solo se sostenuti con metodi di pagamento tracciabili;
• Alla stessa maniera, per i lavoratori autonomi, le spese di prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sono deducibili solo se effettuate con sistemi di pagamento tracciabili;
• Nell’ambito della determinazione del reddito d’impresa, le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto relative alle trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi, seguono i limiti di deducibilità già previsti …, a condizione che tali spese siano regolate con metodi di pagamento tracciabili.
• Le spese di rappresentanza sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento tracciabili.

In particolare, per autoservizi pubblici non di linea si intendono quelli che, nel contempo:

• provvedono al trasporto collettivo o individuale di persone con funzione complementare e integrativa rispetto ai trasporti pubblici di linea ferroviari, automobilistici, marittimi, lacuali e aerei;
• vengono effettuati, a richiesta dei trasportati o del trasportato, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta.

Costituiscono autoservizi pubblici non di linea e pertanto soggiacciono all’obbligo di tracciabilità dei pagamenti:

• il servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale;
• il servizio di noleggio con conducente (NCC) e autovettura, motocarrozzetta, velocipede, natante e veicoli a trazione animale.

La normativa ha escluso espressamente dall’obbligo di tracciabilità le spese di trasporto documentate da servizi pubblici di linea (es. treno, aereo, bus, tram, ecc.).

Sebbene non espressamente previsto, dovrebbero ritenersi esclusi dal citato obbligo quelle che sono definite “spese non documentabili” (ad esempio, parcheggio) nei limiti previsti pari a:

• € 15,49 giornaliere per le spese in Italia;
• € 25,82 giornaliere per le spese all’estero.

Sono considerati tracciabili i seguenti mezzi di pagamento:

• versamento bancario o postale;
• il pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione (app) via smartphone che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro senza carta di credito o di debito e senza necessità di un dispositivo dotato di tecnologia NFC (es. satispay);
• telepedaggio collegato a un IBAN (es. telepass).

Non sono considerati tracciabili, oltre che il denaro contante, i mezzi di pagamento tramite circuiti di credito commerciale attraverso cui avvengono scambi di beni e servizi non riconosciuti tramite IBAN. Non sono riconosciuti, altresì, i pagamenti eseguiti in contanti ma tracciati da appositi software.

In pratica, verrà superata la politica aziendale di erogare ai dipendenti somme in contante quali anticipazioni delle spese di trasferta. Il dipendente in trasferta, per far fronte alle spese e documentarle in modo tracciabile, dovrà essere munito di una carta di credito, di debito o prepagata, che può essere aziendale o personale.

• Nel primo caso, il datore di lavoro consegna al lavoratore in trasferta la carta di credito aziendale collegata al conto corrente dell’azienda e i documenti di spesa sono intestati all’azienda.
• Nel secondo caso, il lavoratore, utilizzando la propria carta di credito, alla distinta del rimborso spese dovrà allegare i documenti fiscali che attestano la spesa (fattura o ricevuta fiscale) e la ricevuta del Pos. Tenendo conto che di solito l’erogazione dello stipendio precede l’addebito sul conto delle spese sostenute con carta di credito, il dipendente non dovrebbe trovarsi a dover anticipare importi per conto del datore di lavoro.

L’inosservanza delle regole sulla tracciabilità dei pagamenti per le spese di viaggio e trasferta del dipendente comporta che le somme, in caso di rimborso, subiranno le ritenute fiscali e previdenziali.

Infine, per espressa previsione normativa, sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche le spese ex art.  108 comma 2 del TUIR, vale a dire:

• le spese di rappresentanza;
• le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).

Ne consegue che le spese in esame sono deducibili quando rientrano nei limiti quantitativi già fissati e allo stesso tempo il pagamento è eseguito con strumenti tracciabili.

Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN